現(xiàn)金支出管理

    一、概念解釋

    現(xiàn)金支出是指在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，企業(yè)為獲得另一項資產(chǎn)或者清償債務時所發(fā)生的現(xiàn)金流出。企業(yè)現(xiàn)金支出的范圍如下圖所示。

    二、業(yè)務要點

    1．現(xiàn)金支出管理
    (1)出納人員必須根據(jù)審核無誤、審批手續(xù)齊全的付款憑證支付現(xiàn)金，并要求經(jīng)辦人員在付款憑證上簽字。
    (2)除財務部門或受財務部門委托外，任何部門或個人都不得代表企業(yè)接受現(xiàn)金或與其他企業(yè)辦理結算業(yè)務。
    (3)任何部門和個人不得以任何理由公款私借。個人因公借款時，須按《員工借款管理制度》的相關規(guī)定辦理。
    (4)在現(xiàn)金支出行為中，出納人員必須堅持“有憑有據(jù)、手續(xù)完備、借款有借據(jù)、用款有憑證”的原則，不準以“白條”充抵庫存現(xiàn)金。
    (5)現(xiàn)金支出要做到日清月結，不得跨期、跨月處理賬務。
    (6)因采購地點不確定、交通不便、銀行結算不便，且生產(chǎn)經(jīng)營急需或有其他特殊情況而必須使用大額現(xiàn)金時，應由使用部門財務部提出申請，經(jīng)財務負責人及總經(jīng)理同意后，方可支付現(xiàn)金。
    (7)支付現(xiàn)金后，出納人員要在付款憑證上加蓋現(xiàn)金付訖章和出納人員個人章，并及時處理有關賬務。
   2．賬務處理
    現(xiàn)金支出賬務處理如下表所示。

支出情況處理說明會計分錄將現(xiàn)金存入銀行企業(yè)將現(xiàn)金存入銀行，按銀行退回的進賬單第一聯(lián)作會計分錄

借：銀行存款

   貸：庫存現(xiàn)金

支付差旅費企業(yè)內(nèi)部員工因出差等原因需支付的現(xiàn)金，按支出憑證所記載的金額作會計分錄

借：其他應收款

   貸：庫存現(xiàn)金

備用金企業(yè)有單獨設置“備用金”科目的，由企業(yè)財務部門單獨撥給企業(yè)內(nèi)部各部門周轉使用的備用金

借：備用金

   貸：庫存現(xiàn)金（或銀行存款）

企業(yè)用備用金來支付一些開支時，應根據(jù)有關的支出憑單定期編制備用金報銷清單。財務部門根據(jù)內(nèi)部各企業(yè)提供的備用金報銷清單，定期補足備用金

借：管理費用

   貸：庫存現(xiàn)金

    三、應用實務

    1．現(xiàn)金支出的處理程序
    現(xiàn)金支出的處理分為三種情況：主動支出現(xiàn)金、被動支出現(xiàn)金和向銀行送存現(xiàn)金。具體處理程序如下表所示。

支出情況解釋處理程序主動支出現(xiàn)金指企業(yè)主動將現(xiàn)金付給收款人，如發(fā)放工資、獎金、津貼以及各種福利等第1步：根據(jù)有關資料，如工資表等編制付款單，計算付款金額第2步：根據(jù)付款金額清點現(xiàn)金庫存額，不足部分向銀行提取第3步：支出現(xiàn)金時，如果直接發(fā)給收款人，必須當面點清并由收款人簽字。如果由他人代收，應簽上“XXX代”字樣第4步：支出現(xiàn)金時，如果直接發(fā)給收款人，必須當面點清并由收款人簽字。如果由他人代收，應簽上“XXX代”字樣第5步：根據(jù)記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬被動支出現(xiàn)金指收款單位或個人持有關憑據(jù)到企業(yè)出納處領取現(xiàn)金第1步：受理并審核原始憑證，發(fā)現(xiàn)不真實、無效或不清楚的憑證，可及時退回或要求改填第2步：在審核無誤的憑證上加蓋“現(xiàn)金付訖”印章第3步：支付現(xiàn)金并進行復點，要求收款人當面點清第4步：根據(jù)原始憑證編制記賬憑證第5步：根據(jù)記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬向銀行送存現(xiàn)金當天收入的現(xiàn)金或超過庫存限額的現(xiàn)金要幾時送存開戶銀行第1步：整點票幣。送款前，應將送存款清點整理，按幣別、幣種分開，合計出需要存款的金額第2步：填寫現(xiàn)金進賬單（繳款單）。根據(jù)整點好的存款金額填寫進賬單，各種幣別的金額合計數(shù)應與存款金額一致第3步：向銀行提交進賬單和整點好的票幣。票幣要一次性交清、當面清點；如有差異，應當面復核第4步：開戶銀行受理后，在現(xiàn)金進賬單上加蓋“現(xiàn)金收訖”和銀行印鑒后，退回交款人一聯(lián)，表示款項已收妥第5步：根據(jù)銀行退回的蓋有“現(xiàn)金收訖”和銀行印鑒的  一聯(lián)現(xiàn)金記賬單，編制記賬憑證第6步：根據(jù)記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬

    2．現(xiàn)金支出業(yè)務的原始憑證
    現(xiàn)金支出業(yè)務的原始憑證可分為外來原始憑證和自制原始憑證。外來原始憑證是指在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時從其他單位或個人處直接取得的原始憑證，如企業(yè)采購時取得的發(fā)貨票，出差人員報賬時提供的車船票、住宿票，貨物運單，銀行的收賬通知單等。自制原始憑證是指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務的部門或個人（包括財會部門本身）在執(zhí)行或完成某項經(jīng)濟業(yè)務時所填制的原始憑證。以下是幾種常見的自制原始憑證，供讀者參考。
    (1)借款單
    借款單一般適用于單位內(nèi)部所屬機構為購買零星辦公用品或職工因公出差等原因向出納人員借款時的憑證。基本格式如下表所示。

    (2)報銷單
    報銷單是指各單位為購買零星物品、接受外單位或個人勞務或服務而辦理報銷業(yè)務，以及單位員工報銷補助費、醫(yī)療費等所使用的單據(jù)。報銷單可以由各單位根據(jù)自己的需要自行設計，也可以購買統(tǒng)一的報銷單。基本格式如下表所示。

    (3)工資表
    工資表是各單位按月向員工支付工資的原始憑證。工資表的基本格式如下表所示。

    (4)領款單
   領款單是本單位員工向單位領取各種非工資性獎金、津貼、補貼、勞務費和其他各種現(xiàn)金款項，以及其他單位或個人向本單位領取各種勞務費、服務費時填制的，作為本單位付款憑據(jù)的原始憑證。各單位可以自行設計或并購買統(tǒng)一的領款單，也可以根據(jù)需要設計印制。其基本格式如下表所示。

    (5)差旅費報銷單
    差旅費報銷單是各單位出差人員根據(jù)交通票、住宿發(fā)票等外來原始憑證填制的、用來報銷差旅費和出差補貼費的原始憑證，各單位可以自行設計或購買統(tǒng)一的差旅費報銷單。其基本格式如下表所示。

    3．現(xiàn)金支出記賬憑證
    現(xiàn)金支出記賬憑證的貸方科目為“庫存現(xiàn)金”，借方科目取決于業(yè)務的性質和會計制度的規(guī)定。
    【例】2011年5月3日，某單位行政部門用現(xiàn)金購買辦公用紙，共計600元。這時，記賬憑證的貸方科目為“庫存現(xiàn)金”，借方科目則為“管理費用——公司經(jīng)費”，具體如下表所示。