對(duì)應(yīng)收賬款的管理，大部分企業(yè)都能夠按照企業(yè)的財(cái)務(wù)記錄定期列出客戶的欠款金額和欠款賬齡，通過(guò)專門會(huì)議來(lái)布置應(yīng)收賬款的追繳工作。然而這種粗線條的管理方式并不能做到有的放矢。營(yíng)業(yè)員在按照財(cái)務(wù)記錄向客戶追繳款項(xiàng)時(shí)，如果企業(yè)賬單不準(zhǔn)確，客戶就會(huì)以各種理由延緩支付，時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的話便會(huì)導(dǎo)致壞賬風(fēng)險(xiǎn)增加。企業(yè)內(nèi)部要有效地管理應(yīng)收賬款，就需要準(zhǔn)確篩選出非正常的應(yīng)收賬款，下列問(wèn)題必須解決：財(cái)務(wù)核算是否能夠提供足夠詳細(xì)的賬單并與客戶逐筆核對(duì)一致;哪些客戶的哪些賬款需要在本期(本月)追回;布置哪位人員負(fù)責(zé)對(duì)哪些客戶追繳;對(duì)不同的客戶采取哪些措施;對(duì)營(yíng)業(yè)員的量化考核是否及時(shí)。本文以某國(guó)際貨運(yùn)代理企業(yè)為例，向讀者介紹一套行之有效的應(yīng)收賬款精細(xì)化管理方法。

　　一、應(yīng)收賬款的分類

　　企業(yè)依照信貸額和信貸期，可將應(yīng)收賬款分為ABC三大類，每一大類依據(jù)其特征可分為兩小類，如圖所示：

　　C類：應(yīng)收賬款控制在信用政策范圍內(nèi)的客戶。該部分客戶為優(yōu)質(zhì)客戶或新客戶，無(wú)需特別措施，只需要繼續(xù)正常維護(hù)。

　　B類：應(yīng)收賬款開(kāi)始出現(xiàn)越過(guò)信貸政策范圍的苗頭，但還沒(méi)有實(shí)質(zhì)性影響到公司資金運(yùn)轉(zhuǎn)。該部分客戶中既有較大客戶由于一次采購(gòu)量較大而形成金額超信用額的情形，也有小客戶向企業(yè)轉(zhuǎn)嫁資金運(yùn)轉(zhuǎn)困難而拖延結(jié)算周期的情況。該部分客戶是應(yīng)收賬款精細(xì)化管理的重點(diǎn)之一。出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)該盡量在該階段內(nèi)解決。

　　B1類：主要為欠款金額超信用額客戶。對(duì)該部分客戶，需要詳細(xì)了解其超信用額的原因，然后采取謹(jǐn)慎的措施。如果公司資金周轉(zhuǎn)允許，可以考慮適當(dāng)提高信用額度，否則，應(yīng)提醒客戶降低欠款金額。內(nèi)部管理上則需要對(duì)該部分客戶的賬單及時(shí)對(duì)賬，避免由于雙方記錄不一致拖延結(jié)算時(shí)間而增加欠款額度。

　　B2類：主要是欠款時(shí)間超過(guò)信貸期限的小客戶。對(duì)其要緊密跟蹤，沒(méi)有結(jié)清過(guò)期款項(xiàng)前不能繼續(xù)賒銷。

　　A類：主要為欠款時(shí)間或金額已嚴(yán)重超期的客戶。這些客戶的行為影響到了公司資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，壞賬風(fēng)險(xiǎn)增加，應(yīng)采取嚴(yán)格的催款措施。

　　A1類：該部分客戶應(yīng)收賬款嚴(yán)重超過(guò)信用限額。雖然該部分客戶業(yè)務(wù)量較大，但與其應(yīng)收賬款產(chǎn)生的壞賬風(fēng)險(xiǎn)相比，應(yīng)該毫不猶豫地選擇停止繼續(xù)信貸銷售，營(yíng)業(yè)員應(yīng)登門拜訪催繳。在內(nèi)部管理上，需要將這些客戶的銷售資料重新單獨(dú)歸檔，欠款明細(xì)放入另冊(cè)，每周更新信息，記錄催繳過(guò)程和進(jìn)展。如果欠款時(shí)間也嚴(yán)重超期，則應(yīng)該考慮進(jìn)入法律程序。

　　A2類：該部分客戶應(yīng)收賬款嚴(yán)重超過(guò)時(shí)限，客戶營(yíng)業(yè)額較小，風(fēng)險(xiǎn)較大，應(yīng)該停止信貸銷售，增加營(yíng)業(yè)員上門催款的頻率。如短期內(nèi)不能收回長(zhǎng)期欠款，應(yīng)考慮收集進(jìn)入法律程序的資料。

　　二、應(yīng)收賬款精細(xì)化管理數(shù)據(jù)的提供

　　1. 業(yè)務(wù)編號(hào)。由于公司的資金一直不停地往復(fù)循環(huán)運(yùn)動(dòng)，為了能準(zhǔn)確區(qū)分和描述每筆往來(lái)款項(xiàng)的掛賬、收取和支付等財(cái)務(wù)活動(dòng)，企業(yè)需要對(duì)所有與應(yīng)收賬款相關(guān)的業(yè)務(wù)逐筆進(jìn)行唯一的編號(hào)、登記。這個(gè)編號(hào)稱為“業(yè)務(wù)編號(hào)”。應(yīng)收賬款發(fā)生掛賬和收取時(shí)，要在會(huì)計(jì)分錄摘要之后綴上“業(yè)務(wù)編號(hào)”。

　　2. 應(yīng)收賬款的輔助核算設(shè)置。首先要對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)編號(hào)下應(yīng)收賬款的跟蹤回收責(zé)任落實(shí)到人。一般誰(shuí)承攬的業(yè)務(wù)就由誰(shuí)負(fù)責(zé)跟蹤回收，并且其回收結(jié)果與業(yè)績(jī)考核直接相關(guān)。為了落實(shí)責(zé)任制，在應(yīng)收賬款核算方式上，要按營(yíng)業(yè)員和客戶進(jìn)行兩項(xiàng)輔助核算，使每一個(gè)業(yè)務(wù)編號(hào)下的應(yīng)收賬款都能跟蹤到業(yè)務(wù)員和相應(yīng)的客戶。營(yíng)業(yè)員和客戶的輔助核算是使用業(yè)務(wù)編號(hào)跟蹤法的重要環(huán)節(jié)。

　　3. 業(yè)務(wù)平臺(tái)的建立。在這個(gè)平臺(tái)上，所有的人員都可以通過(guò)按統(tǒng)一規(guī)則編制的業(yè)務(wù)編號(hào)查詢到與自己承攬業(yè)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)信息。每個(gè)業(yè)務(wù)員都是平臺(tái)數(shù)據(jù)的提供者，也是數(shù)據(jù)的使用者：業(yè)務(wù)員承攬的業(yè)務(wù)需要在平臺(tái)上進(jìn)行業(yè)務(wù)統(tǒng)一編號(hào)、錄入相關(guān)業(yè)務(wù)信息;營(yíng)業(yè)員申請(qǐng)支付每筆費(fèi)用時(shí)也要按照平臺(tái)的統(tǒng)一編號(hào)和金額進(jìn)行查詢;財(cái)務(wù)部門可以根據(jù)系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和支付，沒(méi)有在平臺(tái)上統(tǒng)一編號(hào)的業(yè)務(wù)不可能實(shí)現(xiàn)支付，有了統(tǒng)一編號(hào)的業(yè)務(wù)不可能出現(xiàn)超出已錄入平臺(tái)金額的付款申請(qǐng)。錄入平臺(tái)的應(yīng)收賬款信息一旦確認(rèn)后就會(huì)被鎖定，收回款項(xiàng)是沖銷應(yīng)收賬款的唯一途徑。

　　4. 使用業(yè)務(wù)編號(hào)對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行核銷。指在收到款項(xiàng)后，在金蝶財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中將已掛賬的應(yīng)收賬款，按客戶、營(yíng)業(yè)員和業(yè)務(wù)編號(hào)進(jìn)行沖銷。只要客戶的某筆業(yè)務(wù)尚未核銷，該客戶的欠款就不會(huì)消失。而且，由于該過(guò)程提供的應(yīng)收賬款有會(huì)計(jì)憑證號(hào)和會(huì)計(jì)憑證附件做依據(jù)，營(yíng)業(yè)員容易查詢和認(rèn)可，也便于與客戶核對(duì)差異。

　　5. 營(yíng)業(yè)員對(duì)應(yīng)收賬款清單的確認(rèn)。財(cái)務(wù)將最終的應(yīng)收賬款明細(xì)清單從金蝶財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)導(dǎo)出為EXCEL格式表格后，分別提供給相關(guān)營(yíng)業(yè)員進(jìn)行核對(duì)。應(yīng)收賬款明細(xì)清單主要包括的字段為客戶、營(yíng)業(yè)員、業(yè)務(wù)日期、到期日、業(yè)務(wù)編號(hào)、憑證號(hào)和未核銷金額。營(yíng)業(yè)員按照平臺(tái)上顯示的數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)提供的清單逐筆核對(duì)，如有異議，可以通過(guò)書(shū)面聯(lián)系單經(jīng)批準(zhǔn)后給予更正。一般情況下，除了有一部分業(yè)務(wù)由于統(tǒng)計(jì)截止時(shí)點(diǎn)不一致或有部分業(yè)務(wù)應(yīng)收應(yīng)付互抵事項(xiàng)而導(dǎo)致差異外，清單的準(zhǔn)確度是很高的。

　　6. 精準(zhǔn)篩選出非正常應(yīng)收賬款。非正常應(yīng)收賬款指B類和A類應(yīng)收賬款。假設(shè)當(dāng)前日期是2013年9月1日;公司規(guī)定無(wú)協(xié)議客戶正常收款到期日為業(yè)務(wù)發(fā)生日開(kāi)始的月份至下一個(gè)月份末日，即7月份發(fā)生的業(yè)務(wù)如果在8月31日前結(jié)清則為無(wú)協(xié)議客戶正常結(jié)費(fèi);公司規(guī)定協(xié)議客戶正常收款到期日比無(wú)協(xié)議客戶多一個(gè)月，即6月份發(fā)生的業(yè)務(wù)如果在8月31日前結(jié)清則為正常按協(xié)議結(jié)費(fèi)。能夠正常結(jié)費(fèi)的客戶不需要特別關(guān)注。因此，9月份需要關(guān)注的非正常結(jié)費(fèi)客戶應(yīng)該是到期日在8月份但至9月份尚未結(jié)清欠款的客戶(B類)和到期日在7月份以前但至9月份尚未結(jié)清欠款的客戶(A類)。

　　非正常應(yīng)收賬款客戶篩選步驟如下：①9月1日從財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)導(dǎo)出EXCEL格式的應(yīng)收賬款清單，按清單中如“到期日”將客戶分為“7月份及以前欠款”、“8月份欠款”兩類。使用EXCEL透視表功能，完成所有客戶按以上兩個(gè)字段篩選的應(yīng)收賬款余額(未核銷金額)統(tǒng)計(jì)，并按金額大小排序后得到截至8月31日的“7月份及以前欠款”、“8月份欠款”余額列表(見(jiàn)下表第1至第3列)。②在9月9日(周一)錄入新業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)前，重復(fù)以上步驟可得到截至9月6日(9月第一周)“7月份及以前欠款”、“8月份欠款”余額類表(見(jiàn)下表第1列、第6列、第7列)。③對(duì)于同一個(gè)客戶，將“本期余額”減去“本期初余額”后得到的差額為“本期(第一周)收回”這些非正常應(yīng)收賬款的金額(見(jiàn)下表第1列、第4列、第5列)。這個(gè)收回金額可用于衡量客戶的優(yōu)劣和營(yíng)業(yè)員的收款業(yè)績(jī)。

　　接下來(lái)的9月16日、23日、30日都需要統(tǒng)計(jì)截至9月13日、20日和27日的本期余額，并減去相應(yīng)的期初余額算出本期收回額。用同樣的方法計(jì)算10月1日以后的“非正常應(yīng)收賬款跟蹤表”，注意期初余額、期末余額和月份都需做相應(yīng)變化。

　　三、應(yīng)收賬款精細(xì)化管理的制度化措施

　　應(yīng)收賬款的精細(xì)化管理措施包括：①對(duì)客戶評(píng)價(jià)信用，確定信用額度和信用期限，簽訂信用結(jié)算協(xié)議。未簽訂協(xié)議的客戶嚴(yán)格實(shí)施先收款后提供服務(wù)的政策。②根據(jù)對(duì)非正常結(jié)費(fèi)客戶的精確篩選，確定追繳應(yīng)收賬款責(zé)任人和追繳目標(biāo)。對(duì)嚴(yán)重違反協(xié)議的客戶暫停為其墊付款項(xiàng)直至應(yīng)收賬款降至信用政策范圍內(nèi)。③每周兩次召開(kāi)會(huì)議，根據(jù)“非正常應(yīng)收賬款跟蹤表” 跟蹤追繳應(yīng)收賬款進(jìn)展和遇到的問(wèn)題，制定對(duì)應(yīng)措施。④建立每月考核制度。非正常應(yīng)收賬款應(yīng)作為營(yíng)業(yè)員業(yè)績(jī)的扣分項(xiàng)在當(dāng)月獎(jiǎng)金中體現(xiàn)。⑤及時(shí)收集嚴(yán)重超限客戶信息和文字資料，保留書(shū)面資料，為進(jìn)入法律程序做準(zhǔn)備。