按照規定，從外單位取得的條據（原始憑證），必須蓋有出具單位的公章，從個人取得的條據，必須有收款人（或代收款人，下同）的簽名或蓋章，否則，不得付款。對于單位與內部職能部門或分支機構之間，或這些部門之間的往來條據也應參照上述規定執行。

　　為防范經濟糾紛并對單位或會計人員造成不利后果，應該注意以下幾個方面：

　　（一）以單位名義出具的條據必須加蓋出具單位公章

　　根據民法原理，單位出具的條據，既蓋了公章，個人又簽字的，除條據上另有特殊說明外，視為單位行為，個人不論與出具單位關系如何，均推定為經辦人。如果上述條據收起訴訟，人個不作為當事人處理，但如果應有單位蓋章而未蓋章的，只有個人的蓋章或簽名的，即使已寫有單位名稱，如果持據方不想找單位或出具條據單位不認賬，蓋私章或簽名的個人將會在訴訟中成立為被告。

　　（二） 認真防范無效代簽及冒簽冒領條據

　　1、代簽。屬于代簽的條據，條據的收款人事后 不承認，原因一般為代簽方法不規范，代簽字辦理借、領、收款時，不簽自己即代簽人的姓名。這樣，事后發生糾紛時，被代簽人說自己實際沒有收到款項也沒有簽字而不予認賬，代簽人因沒有簽寫自己姓名，事后一賴了之也奈何他不得，甚至糾紛發生時已記不起是誰代簽。因此，對于代簽字的，都必須同時由代簽人書寫被代簽人和代簽入兩個人的姓名，代簽人自己簽名后應加“代”字并將姓名和“代”字置于括號中。

　　2.冒簽。指冒用他人姓名即法定收款^的姓名簽字。實踐中，這種糾紛案發率較高，原因是不少人對簽字的條據不附加條件，只要一見到簽字條據特別是熟人的簽字條據就深信不疑，給心術不正者甚至壞人代簽冒領提供了便利。防范的方法應是：①對于自己不能熟練鑒別真偽的簽字人，應要求其當面簽字；②對于不具備上述條件的，在對方已簽字的情況下，可以通過電話聯系方式“核實”條據業務，“順便”核實簽字。

　　（三）妥善處理好簽字、簽章問題

　　 一些屬礙于面子的簽字業務，由于收款人是付款人的領導或要好者，付款人不好意思要收款人出具借、領條或欠條等，事后收款人賴賬或忘記，造成糾紛則付款被動。防范的方法是：對于不好要求其親自寫借條、收條、領條、欠條的，可以由會計人員事前寫好應寫的條據，只將條據的簽名或蓋章處空著，這樣做—般都可以收到預期效果。