從2020年初新冠肺炎疫情爆發至今已近兩年，后疫情時代新常態逐漸形成。各個領域的企業都已接受并逐漸適應不確定性，與挑戰和疫情共處。同樣地，汽車產業也面臨著來自上游成本增加、芯片產能受限等產業鏈層面的沖擊。這次疫情已成為推動汽車行業數字化轉型的重要契機。

但對于奧迪福斯汽車來說，數字化的布局其實早于疫情爆發。正是由于部署了 SAP Concur 費用管理云的差旅管理和費用報銷整合方案，奧迪福斯汽車得以在突如其來的疫情下，依然保持敏捷，更好地規劃業務策略，突破疫情時代企業增長難題，并降低成本、提高效能。

前置系統部署應對危機展現韌性

奧迪福斯汽車股份有限公司是德國福斯集團于2009年在臺灣成立的銷售分公司，并以臺灣福斯集團 (Volkswagen Group Taiwan) 的身份負責經營集團旗下四大品牌，包含 Volkswagen、Audi、Škoda 和福斯商旅；2020年，臺灣福斯集團憑借著豐富的產品線和靈活的品牌策略，在臺灣共銷售23,164輛各式車款，并以12%的市場占有率成為臺灣第三大進口車集團。

以汽車與零件批售和國際貿易為主要業務的奧迪福斯汽車，在疫情中也無法避免地受到影響。憑借對行業趨勢的敏銳洞察，奧迪福斯汽車在疫情前就已預先部署了 SAP Concur 費用管理云的解決方案，這讓其在眾多被迫居家辦公、業務受阻的企業中脫穎而出，展現出強大韌性。

多系統跨部門簡化流程轉型契機

數字化的需求最初來自財務部門，經過 IT 團隊評估后，相關部門共同討論，開始著手進行數字化工作的籌備。談及當時進行數字化轉型的契機，其實是跨部門同事們通過多次會議逐漸討論后提出的需求。

在部署 SAP Concur 費用管理云前，奧迪福斯汽車的差旅和報銷流程，涉及公司內外眾多部門，申請系統和審核單位。

以海外差旅為例，從向 HR 提交出差申請、到部門主管、財務長等不同單位輪流審核，再聯系旅行社溝通訂票細節，并在系統提交機票等費用核準，整個過程復雜冗長，常需要耗時一周以上。此前傳統紙質提交流程的不透明性，讓員工無法得知審核進度，進行實時跟進。多系統并行的情況下，因為不常操作系統，經常遇到阻礙，員工需要耗費大量精力學習和熟悉差旅流程與政策。

而員工結束出差返回公司后，在忙于公務的同時，還需抽出時間整理發票報銷、提交主管審核簽字，然后將文件送到財務部門、掃描憑證，這些繁雜的工作影響了員工部分本該處理核心業務的時間和精力，也在一定程度上影響了員工滿意度。而財務人員面對堆積如山的紙質申請單，更是不堪其苦。

符合需求部署系統審批效率大幅提升

針對舊有流程問題的實際改善需求，并結合顧問公司的建議，綜合評估后奧迪福斯汽車團隊決定借助 SAP Concur 費用管理云對流程進行優化升級。通過前期細致深入地溝通，SAP Concur 費用管理云顧問團隊利用系統功能模塊的專業和差旅管理公司的后臺程序進行銜接，使公司將機票、交通、住宿等費用和員工出差常見的問題，更清晰明了地整合在系統中，減少員工申請過程中反復修改日期，來回詢問的時間。主管對于預算和出差合理性有了更實時的管控，同時提升了溝通效率。

在請款階段，將此前的紙質流程更新為線上進行后，透明度大幅提升，員工不再需要頻繁登門或致電財務部門跟進進度。利用手機 APP，管理層能隨時處理員工提交的申請，不到5分鐘就能完成單筆申請的審批。同時員工拍照上傳單據就能制作請款單，加快了請款時效和報銷速度。數據顯示，部署 SAP Concur 費用管理云的差旅報銷后，海外差旅的審核時間從5個工作日減少為2-3天，時間大幅縮短。此外，轉為線上訂票后，在線開票的手續費相較于人工開票減少了25%，成本大幅降低。

從公司層面來說，精準的梳理和流程優化，縮減了內部溝通時間，無論是出差人員、審批主管或財務人員，各相關單位都顯著地提升了效率，減少了來回溝通的時間成本，得以將更多精力投入自身的核心業務中，真正幫助業務的增長。

​

雖說成效顯著，但奧迪福斯汽車在數字化轉型的過程中也遇到了挑戰。“員工需要接受系統的改變，這是最大的困難。”團隊中的采購 Olga 和信息項目 Sandy 提到，為了讓員工更快地熟悉系統，SAP Concur 費用管理云的顧問協助奧迪福斯汽車，培養種子教師和團隊成員，制作完整的教學手冊和影片，同時成立內部委員會 Concur Committee，開展內部培訓。通過實際操作使用，員工深刻體驗到 SAP Concur 費用管理云帶來的效率提升，易于掌握的操作接口讓即便是外籍同事和主管也能不受語言限制輕松使用，員工接受度和滿意度也隨之提升。

作為傳統汽車產業，奧迪福斯汽車擁有深厚的文化底蘊和長期技術的積累，清晰認識并順應新時代經濟環境下企業發展的數字化趨勢。“奧迪福斯汽車數字化的部署起步很早，在疫情之前就在使用，因此我們受疫情沖擊小，疫情期間也依然維持著業務的正常運作。”Olga 表示。SAP Concur 費用管理云發揮數字化之力，讓公司即使在員工居家辦公的情況下，依舊得以高效進展和規劃遠程業務。

未來 SAP Concur 費用管理云將持續努力，不斷通過優化財務流程，助力奧迪福斯汽車在日益復雜的國際環境和多方競爭的格局中，抓住機遇，乘勢而上，攀登新的高峰。

關于SAP Concur

SAP Concur 是全球領先的差旅管理、費用報銷和對公支付整合解決方案品牌，致力于簡化相關流程并持續推進自動化。倍受好評的 SAP Concur應用程序讓商務旅行更便捷，將數據同步到費用報告，并自動審批對公支付。通過整合近乎實時的數據，由人工智能對交易分析稽查，企業能高效獲取開支信息，提高合規性，避免預算管理盲點。SAP Concur 解決方案助您化解以往繁瑣任務，讓現在工作更便捷，協助企業實現卓越運營。請訪問concur.cn了解更多。