要想成為一位合格的醫藥代表,必修課一定是前往全國各地組織或參加學術交流會。

近年來,生物醫藥企業更多通過講者座談會、學術交流會的形式與醫生展開交流,介紹產品、傳遞產品價值。全國各地飛,月均上千場會議,生物醫藥企業的新型業務模式給醫藥代表、財務、管理者都帶來了難題。

●對于醫藥代表而言,單個學術會議中費用類型繁雜,存在差旅費、住宿費、餐費、生活服務費、捐贈費、講者費、禮品費等10多種不同的費用類型,報銷成了一個“大工程”。

●對財務而言,會議費用類型復雜、頻次高,費用整理入賬成了難題。二十多種費用類型使得本來壓力就大的財務在入賬、報表階段更加痛苦,往往是加班到深夜都難以準確歸集費用。

●管理層的壓力也可見一斑,“錢都花到哪些會議上了,會議費用支出到底如何?”與此同時,更重要的是,核心資源無法有效管理暗藏極大風險。

醫藥行業業務模式的特殊性,決定了其整體面臨的財務數字化痛點與其他行業差別巨大,通用的費控系統難以有針對性地100%迎合需求。合思·易快報推出「生物醫藥行業化解決方案2.0版」,通過全鏈路L4級無需報銷解決方案+專家會議管理方案,全面解決生物醫藥行業費控難題。

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專家庫&會議管理,財務便捷性直線提升!

對于生物醫藥企業來說,會議每天都在開,到底這些會議花了多少錢?分別是什么費用類型?對于財務和管理者來說,是非常頭大的問題。學術會議數量多、時間周期長、費用類型多等諸多因素,導致很難準確統計出每個會議對應的花費詳情;多而雜的費用類型,也導致財務報表產出滯后。

合思·易快報推出的針對生物醫藥行業學術會議模式的解決方案——專家庫&會議管理,實時統計學術會議支出,智能管理專家信息,圍繞專家庫+會議管理臺賬,覆蓋活動立項到報銷全周期,為企業實現精細化費用管控。

亮點一:專家庫臺賬

●專家管理:支持依照權限設定規則查看專家姓名、聯系方式、所在醫院、科室等,并可靈活增刪、導入導出等便捷化操作。

●講者費&參會管理:可實時統計專家歷年支持會議次數、累計講者費等細分科目,查閱一目了然。

●敏感信息隔離:不同角色可見范圍支持自定義,例如醫藥代表不可見醫生所在醫院、真實姓名等,只有財務才可見收款賬戶信息,避免醫藥代表離職帶來資源流失風險。

亮點二:會議管理臺賬

●費用管理:記錄會議預算與執行進度,可按講者費、場地費、捐贈費、物料費等不同費用類型分別管控。每筆付款系統留痕可追溯。

●會議費用明細可一鍵批量導出,支持打印+歸檔,財務入賬更便捷。

基于此,醫生信息真正可實現有效管理,既可部門共享,又可部門隔離,醫生資源可體系化統籌管理;學術會議費用支出隨看隨查且可追溯,一鍵導出即可歸檔,節約財務重復性工作時間;同時,建立了標準化的費用報銷制度,提升內部協同效率,管理層對費用支出、預算管理等財務情況有高滲透度把控,企業高效決策管理從此有據可依。

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差旅“無需報銷”,醫藥代表隨心飛

在提供生物醫藥行業化解決方案的同時,合思·易快報全鏈路L4級無需報銷解決方案,也極大顛覆了生物醫藥企業的固有費控報銷流程。目前,大多數生物醫藥企業采用L2級電子化報銷模式,需要醫藥代表線上提報銷單、線下粘貼紙質票報銷。

醫藥代表經常連續多地出差,大多很難及時在當次差旅結束后立即提報銷單,當連續出差1-2個月回到公司集中報銷時,消費與發票匹配不上、發票忘開或丟失等情況已是“家常便飯”,往往這次報銷還沒到賬,下一次出差就開始了。

對于醫藥代表而言,墊資壓力大、報銷耗精力、到賬時間久,是醫藥代表的集體痛點;對財務而言,大量的審票、核算、入賬工作,重復性高、價值感低;對領導層來說,醫代假報銷情況屢見不鮮,企業的費用管控難落地。

上述問題在合思·易快報無需報銷解決方案上線后迎刃而解。差旅場景下的無需報銷,實現從申請、訂購、驗票、報銷、支付、記賬、歸檔的全鏈路數字化閉環。讓醫藥代表因公消費實現無需墊資、無需開票、無需提單;讓財務壓力極致釋放,數據流程安全合規;讓藥企實現“事前、事中、事后”全流程費用管控。

無需報銷場景下,醫代出差僅需2步:

●Step1:易快報系統內提交差旅申請單,填寫行程規劃。提單時關聯學術會議,系統自動統計費用至該會議,數據自動更新至會議臺賬。

●Step2:前往合思商城訂購機酒火車票。差旅單費用標準+差標智能管控,訂單支付即占預算,保證每一筆消費都在企業合規控制下。若有用車需求,可通過打車地、單次限額等進行用車管控。

財務月底統一對賬,僅需4步:

●Step1:合思商城發來當月對賬單,導入系統后按照預置規則拆分子對賬單。規則由企業自定義,一般按照成本中心拆分。

●Step2:子對賬單拆分成功后,系統發起審核,一鍵將子對賬單發送給對應負責人審批。

●Step3:子對賬單審批通過后,系統自動發起結算單,結算后自動生成財務憑證。

●Step4:合思商城統一開票,其余行程單、火車票等紙票通過發票儀導入系統后,自動與消費明細綁定。

最后,憑證+發票+對賬單自動化歸檔。

在合思·易快報無需報銷場景下,生物醫藥企業的財務工作量大大減少,需要2周才能搞定的審票、付款、入賬、歸檔流程,現在2小時即可完成;同時,節省了大量直接成本和隱性成本,助力企業實現降本增效目標;另外,全息數據自動化流轉、真實透明,可有效規避操作風險,提升企業合規經營能力。

通過無需報銷解決方案+生物醫藥行業化解決方案,合思·易快報精準迎合了生物醫藥企業的費控管控需求,不僅解決了基層醫藥代表業務推進過程中的老、大、難問題,真正將生物醫藥企業的員工和財務從重復性工作中解放出來,更重要的是——為高速增長中的生物醫藥企業財務數字化轉型提供新思路,助力企業重塑更健康、更高效的財務管理體系。