要問哪些行業(yè)的員工出差頻率更高?多門店的連鎖經(jīng)營企業(yè)一定榜上有名。

連鎖經(jīng)營類企業(yè)的門店分布在全國各地, 業(yè)務部門經(jīng)常巡店出差,門店店長也需定期前往總部參加全國培訓。長久以來,連鎖經(jīng)營類企業(yè)旺盛的差旅需求背后,卻是傳統(tǒng)報銷為員工、財務都帶來的極大困擾。

按照連鎖經(jīng)營企業(yè)傳統(tǒng)報銷流程,員工提交差旅申請后,在出差期間發(fā)生的一切費用需要自行墊資再報銷,資金壓力大不說,任何消費都需要發(fā)票才能合規(guī)入賬,開票收票要耗費員工巨大精力。更何況還有很多打車、餐費等小額發(fā)票,出差時間一長,回到公司報銷時腦中一片空白。

難過的不只是員工。在報銷審核環(huán)節(jié),財務人員也經(jīng)常加班到深夜,如果將財務每個月的工作時間平鋪來看,每個月至少二分之一的時間在處理各種差旅報銷、審核發(fā)票、檢查貼票是否規(guī)范、是否有直屬領導簽字等。

差旅報銷,事雖小,但日常管理復雜繁瑣,涉及人員較多、情況多變,讓很多管理者消耗了大量的精力。

在控制差旅成本的前提下,如何提升連鎖經(jīng)營企業(yè)差旅人士出差幸福感和出行效率?如何解放財務于基礎重復動作,提升核算入賬效率?合思·易快報推出的全鏈路L4級“無需報銷”方案給出了答案。

上線無需報銷解決方案后,中國高端女裝服飾行業(yè)的連鎖經(jīng)營企業(yè)——贏家時尚集團,此前近2周的報銷周期縮短至1天,報銷效率提升了90%。

01

報銷周期長、財務效率低

費控痛點如何打破?

贏家時尚集團(3709.HK)創(chuàng)立于2007年,總部位于深圳福田核心商務區(qū),2014年香港主板上市逾10000多名員工,旗下?lián)碛?個知名中高端女裝品牌,多次受邀國際米蘭/紐約時裝周大秀,進駐全國31個省/直轄市/自治區(qū),銷售網(wǎng)絡覆蓋超200個城市2000多家銷售門店,年平均增長速度達20%以上,市場零售額近80億人民幣,市場規(guī)模位列行業(yè)前三。

在合思·易快報無需報銷解決方案上線之前,贏家時尚集團處于L2級別的電子化報銷階段。作為全國各地有多門店的集團化企業(yè),贏家時尚集團的差旅需求旺盛。

通常情況下,部門3至5人一起出差的大型出差活動時,一般由1個員工在OA內提交出差申請單,機票和酒店由人事在合作的TMC統(tǒng)一訂票,用車、用餐、火車票等由員工墊付。出差結束后,員工在OA內提交報銷單,上傳出差明細與對應發(fā)票,再由財務審票、支付、歸檔。流程較冗長低效,且存在問題:

“員工體驗差,報銷周期長”

區(qū)域人員每月集中報銷,因丟票導致無法報銷的現(xiàn)象多;

出差周期長,報銷到賬慢,墊付壓力大;

較多費用類型,報銷單經(jīng)常填報錯誤,退單率高。

“ 財務重復工作多,效率低”

旺季報銷頻率大幅度增加,業(yè)務審核、財務稽核有較大壓力;

每月報銷單超1萬、報銷填報復雜且繁瑣;

經(jīng)管、財務的審核、整理、賬務清理主要依賴人工操作和管控,效率低;

票據(jù)管理難度大,采用紙質單據(jù)+貼票的報銷流程;

統(tǒng)一訂購部分僅有1張對賬單,無法拆分消費明細,不能對應到消費人。

“ 管理難度大,預算難落地”

多品牌業(yè)務線,多門店,預算管控難度大;

多差旅業(yè)務,費用類型種類多,較難實行事前預算管控。

可見,贏家時尚集團需要的是更智能化、便捷化、系統(tǒng)化的差旅管控方案,并由此提高員工滿意度和財務工作效率,確保費用管控落地,從而推動集團財務數(shù)字化建設發(fā)展。

02

智能化+便捷化+系統(tǒng)化

這樣的數(shù)字化費控方案可以有!

在合思·易快報的無需報銷解決方案背后,企業(yè)多系統(tǒng)操作的傳統(tǒng)模式被打破了。在全新的一體化解決方案,贏家時尚集團實現(xiàn)從申請、訂購、驗票、報銷、支付、記賬、歸檔的全鏈路數(shù)字化閉環(huán)。無需報銷解決方案上線后,贏家時尚集團的差旅場景也發(fā)生了巨大變革。截至目前,合思·易快報已協(xié)助贏家時尚集團完成5個月的對賬歸檔工作。累計對賬金額近百萬;累計消費數(shù)萬條。將之前近2周的報銷流程縮短至1天完成,效率提升90%!

●員工出差僅需3步:

Step1:提交差旅申請單,自動校驗費用標準

Step2:前往合思商城消費,申請單自動關聯(lián),按照職級管控差標

Step3:“差旅結余補助”自動計算差旅補助

有差旅補貼時可以通過申請補助自動創(chuàng)建報銷單;完全無補貼的行程可由員工手動創(chuàng)建報銷單并關聯(lián)申請單。

申請補助計算結果若為負數(shù),系統(tǒng)自動創(chuàng)建超標借款單,員工需退還超標款。

●財務核算僅需3步:

Step1:通過對賬結算系統(tǒng)按照各部門自動拆分子對賬單

Step2:拆分成功后,一鍵分發(fā)子對賬單給各部門負責人審核

Step3:對接財務系統(tǒng)自動生成財務憑證,憑證+發(fā)票+對賬單統(tǒng)一歸檔

通過無需報銷解決方案,贏家時尚集團的員工因公消費實現(xiàn)無需墊資、無需開票、無需提單;財務壓力也到了極致釋放,數(shù)據(jù)流程安全合規(guī);而對于贏家時尚集團企業(yè)本身,也得以實現(xiàn)“事前、事中、事后”全流程費用管控。

03

實時數(shù)據(jù)清晰透明

讓業(yè)財一體化不再是難題

同樣值得關注的是,合思商城提供的差旅數(shù)據(jù)報告,也為贏家時尚集團的管理決策提供了依據(jù)。通過數(shù)據(jù)分析可以發(fā)現(xiàn),企業(yè)中各費用類型差旅報銷占比、各部門差旅成本支出情況以及平均出差時長等都可一目了然。不僅如此,實時更新的數(shù)據(jù)報表可根據(jù)企業(yè)的需求自定義調整,相當于在系統(tǒng)內搭建了一個數(shù)據(jù)看板,財務數(shù)據(jù)對業(yè)務的決策支撐更加及時,也更加準確。

借助系統(tǒng)落地電子報銷、移動審批、加強費用標準及費用管控,贏家時尚集團實現(xiàn)費用申請-消費-報銷-入賬閉環(huán)管理,費用支出管控效果明顯。此外,通過提升費用管理規(guī)范性、合規(guī)性、真實性,企業(yè)也可在更大程度上避免發(fā)票稅務風險。同時,更透明化的差旅費用數(shù)據(jù)透視,不僅讓財務入賬準確性大大提升,企業(yè)降本增效也有了新的路徑。

對于以贏家集團為代表的連鎖經(jīng)營類企業(yè)而言,隨著門店數(shù)量的增加,對于集團財務管控的挑戰(zhàn)越來越大。此時更加需要能推動提高核算效率,確保內控落地,服務終端門店的財務數(shù)字化系統(tǒng)。力保業(yè)務規(guī)模擴大的同時,財務管控不會因為壓力過大而阻滯,始終保持穩(wěn)健運營,提升經(jīng)營效率。

更好的駕駛是無人駕駛,更好的報銷是無需報銷,隨著企業(yè)數(shù)字化管理的全面推進,無需報銷已成為企業(yè)費控報銷管理的標配。通過“消費即合規(guī)、采購即報銷”的無需報銷解決方案,贏家集團的財務數(shù)字化征途打響了第一槍,未來,合思·易快報還將為更多企業(yè)通過無需報銷解決方案,帶來更好的合規(guī)經(jīng)營、最佳的降本增效和極致的用戶體驗。