當下,數字化轉型正在重塑商業世界,財務工作也向著數字化、智能化不斷升級迭代,財務數字化轉型正成為推動我國企業高質量發展的關鍵引擎。近日,上海國家會計學院智能財務研究院系列叢書之一《從0到N: 財務數字化實戰精粹》一書正式發售。合思·易快報《費控管理系統應用案例——動力源》,作為企業數字化轉型升級實踐的典型范例入刊該書。該書直面財務數字化轉型過程中企業面臨的頂層設計、組織變革、系統建設、業財融合、數據治理等實際問題,從眾多實踐探索中歸納總結出財務數字化轉型的實踐路徑,并從財務系統數字化、管理鏈路交互化以及決策支持數智化三個方向,展現了財務數字化在實戰中的運用場景和實施方法。

以下為合思·易快報費控管理系統應用案例全文:

01

費控報銷系統應用實踐背景

北京動力源科技股份有限公司(以下簡稱“動力源”)成立于1995年,是我國第一家在上海證券交易所主板上市的電源行業企業,業務聚焦數據通信、智慧能源、新能源汽車三大業務板塊,應用領域包括通信運營商、軌道交通行業、公用電源、民用基礎設施、光伏、儲能、電動車充換電領域、新能源汽車核心零部件等。從2011年時,動力源開始財務數字化轉型,并著手布局業財融合戰略。在能效管理方面,動力源擅長且長期幫助大型企業提供解決方案,但在財務管理方面,企業自身卻受制于報銷系統冗雜、運轉效率低下之苦。在積極尋求變革的過程中,動力源攜手合思·易快報,顯著提升企業財務數字化管理水平。作為賽道頭部企業、國內領先的全鏈路L4級無需報銷解決方案提供者,合思·易快報致力于企業SaaS領域云產品及服務的創新,運用前沿的互聯網應用技術和先進的企業管理理念,為企業提供差旅訂購、電子報銷、預算費控、發票管理等一站式服務,從而幫企業實現顯著的降本增效,為企業提供有力的業務決策支持。

在手工報銷的掣肘下,企業從員工貼票、填寫付款申請單,到財務手工錄入系統,層層審批打款,報銷方式依賴于手工處理、流程繁瑣復雜。財務耗費大量時間從事繁重的基礎性工作,員工報銷流程冗長體驗不佳,管理者無法實時掌握數據信息做到精準管控。此后,動力源在漫長的系統自研之旅上,先后自建費控系統、采購管理系統、銷售管理系統、生產制造管理系統、基于OA系統開發的報銷系統。雖然系統實現了部分操作流程線上化,但過程依然復雜,離預期有很大差距。例如發票自動認證、發票真偽查驗等,成為企業自建系統無法解決的“硬傷”。

2021年,動力源與合思·易快報展開全維度合作。動力源在工程、差旅、招待等多個場景使用“無需報銷”解決方案,員工報銷周期從4周大幅縮減至1周以內,效率提升了300%;旗下各平臺及子公司費用會計編制由過去的6人降到了3人,人員成本支出節約50%;管理者可以隨時查看財務數據,動態掌握企業信息,徹底擺脫企業傳統費控“盲盒”模式。

02

業務場景介紹及核心痛點

業務覆蓋面廣,報銷模式復雜:動力源主營業務通信基站建設覆蓋面廣,業務人員常常需要深入到全國各地鄉鎮、農村開展項目,因此報銷模式非常復雜,機票、酒店企業支付,火車、打車部分人員個人墊資,渠道不完全統一。

公司組織架構復雜、各主體流程繁復:由于公司業務分散在全國各地,人力資源組織架構復雜,分公司通過PC端OA系統提出差申請,總部則必須發起紙質出差單申請。出差申請通過后,員工需要在原本的差旅服務供應商再次提交訂票申請,流程重復。

體驗差、合規難,員工、財務備受困擾:員工在各系統間進行切換,體驗差、報銷周期長、抱怨及投訴嚴重。如費用發生后,員工貼票、填寫付款申請單,經過財務手工錄入系統,層層審批打款,報銷流程繁瑣復雜;財務報銷審批、預算、差標分散管理,數據統計耗時費力、制度落地有偏差。假票、錯票、重票情況無法避免,財務耗費大量時間從事財務驗真、查重、差旅標準核對、貼票、制作會計憑證等低價值的基礎性工作。

數據信息滯后且不精準:手工統計數據報表滯后嚴重,管理者無法實時掌握數據信息,難以做到清晰了解;數據報表欠缺,管理者無法通過綜合分析報表發現問題,對業務運營及時糾偏。

基于以上情況,動力源對于費控報銷數字化升級提出了以下構想:

Part.1加強費控

新增數字化報銷系統,需囊括差旅費執行標準、人均用餐標準,以及是否有事前申請、發票是否合規是否聯號等多項執行標準與管控節點;費用標準前置控制;審批權限規范管理;將企業固有的預算系統、CRM系統、報表中心等功能與新設的報銷系統兼容運轉,生成實時看板,便于管理層對于企業財務信息管控。

Part.2降本提效

降低財務人力成本、提升財務作業效率,提升企業財務崗位人力資源效能;

差旅訂購集中管理,提升談判資本;統一收集財務數據,逐步改進財務崗位作業流程;

Part.3財務合規高效

從源頭上杜絕假票、錯票、重票;借助自動化工具處理財務發票核對、驗真等基礎工作;提升財務數據真實性、準確性、及時性;

Part.4流程優化

優化報銷申請審批流程,消除冗余節點;適應移動辦公狀態,實現移動報銷、移動審批;縮短費用報銷周期,減少由員工墊款帶來的不便;一站式報銷體驗,消除企業原本“差旅業務在分某通,報銷及預算管控在泛微OA系統,記賬在U8系統”的情況導致的信息分散,員工報銷效率低下問題。

03

費控報銷系統架構實施

系統建設方案

2021年4月底,動力源費控

定義

報銷系統升級正式啟動。彼時,動力源多個業務線審批流程中的審批節點、授權金額、職級角色各有區別,整體流程審批慢,維護相對復雜。

經過深入分析,結合易快報Open API(開放接口)與審批引擎自定義功能,通過Open API自動同步各部門負責人,加快了審批進度,滿足了動力源需求。下圖呈現了動力源費控報銷系統的布局規劃:

動力源費控報銷系統布局

動力源費控報銷系統布局拆分為三個板塊,貫穿員工、供應商、企業財務處理流程。

員工在接到出差任務后,從系統中發起差旅申請,通過后可直接在費控商旅平臺按照預設的差旅標準訂購機/酒/火車,即可前往出差。通過費控商旅平臺的聚合能力,可以實現同屏比價,極大了方便了員工的使用,事前無需個人墊資,事后更不再重復貼票重復報銷,極大地釋放了員工的生產力,可以讓一線的業務人員更加聚焦在業務上。

出差申請:從申請到訂票,一鍵切換,便捷高效:費控商旅平臺產生的所有訂單都會被自動同步到系統的對賬結算中心。系統會自動檢查訂單數據是否完整,并為其匹配申請單、發票。下圖呈現了費控商旅平臺APP界面:

費控商旅平臺APP界面

對于退改簽、人員部門變更等特殊情況,費控商旅系統依然可智能識別并處理。在訂單信息確認無誤后,系統還可以根據企業管理的顆粒度,自動將訂單拆為不同的對賬單,交由各部門負責人或者成本中心負責人審批確認。

費控商旅平臺的差標控制:根據動力源的差旅報銷行為規范,可在費控商旅平臺中進行各項配置,以下圖機票標差控制為例:

機票標差控制

對賬結算中心配置:對賬結算中心是“無需報銷”解決方案中的樞紐,是連接商城訂單、費控以及EAI Pro(自動化生成會計憑證的工具)的數據中轉站,數據的流轉過程,也是動力源費控報銷系統落地的核心部分。企業財務在月底批量接收發票、賬單、憑證等,無需報銷需要配置的內容項及關聯關系,配置的先后順序下圖所示:

對賬結算中心配置順序

通過賬單模板設置,配置賬單所需字段;完成費用類型合理規劃,如以機票為例,可將未來生成憑證用輔助核算項如項目、部門預置到費用類型上,用來承接對賬單上的字段;

完成費用生成賦值規則,如取申請單:將申請單上的某字段賦值到費用字段上,完成項目、客商等等自定義擴展檔案。取賬單:將對賬單上的某字段(服務費金額、退費金額)等賦值到費用字段上。取固定值:固定某字段,無需賦值。

導入賬單后,系統自動分類匯總,在一個窗口即可以看到每項費用構成。

對賬單的審批:各業務線負責人在審核賬單時,可以穿透到訂單明細中進行,檢查出差的真實性;

完成對賬單審批后,可在EAI Pro中一鍵生成憑證。下圖呈現了消費對賬單據詳情:

消費對賬單詳情

主要功能模塊

動力源采用合思·易快報及合思商城兩大產品。通過易快報系統,動力源打通費控報銷全鏈路,實現從申請、訂購、驗票、報銷、支付、記賬等全鏈路自動數字化閉環。員工因公消費實現無需墊資、無需開票、無需提單;財務壓力極致釋放,數據流程安全合規;企業實現“事前、事中、事后”全流程費用管控。

通過合思商城(費控商旅平臺)的企業聚合消費解決方案,動力源覆蓋超95%的消費場景,包括機票、火車票、酒店、用車服務、用餐服務等;聚合比價一省到底,優質低價展現、查詢預訂無需多平臺切換;預設消費標準,智能審批,多維度差標控制,支持超標審批與混合支付等靈活方式,深入消費場景管控費用;支持企業自有采購協議托管、上傳以及代預訂服務,滿足企業個性化需求;提供月結墊資服務,全場景提供對公統一開票服務。

整體而言,動力源在完成費控報銷系統全面升級后,從預算、消費、報銷、對賬和報表等方面實現了費控系統重塑和全維能力提升。

●預算方面,更多維的實時數據也使得“事中”“事后”分析控制情況不斷完善。

●消費方面,統一資金賬戶、統一票臺、統一服務臺、統一規則主數據;同屏比價有效降低支出成本,且通過“員工提前申請+公司授信給員工”的虛擬卡服務方式,非商城內的商家也可以被覆蓋到。所有商城內的消費輸出“消費總發票”,系統將發票和消費申請自動匹配,員工因公消費從此無需墊資、無需開票、無需提單。

●報銷方面,系統會把控每筆消費數據是否符合預算要求,自動同意、駁回。人工只要審核消費真實性即可。

●對賬方面,系統可以幫助財務人自動完成消費和賬目的匹配,財務工作量直線下降。

●報表方面,系統可以根據企業內不同角色實時推送個性化+細顆粒度的數據報表,人工完全不用參與統計過程,更實時的財務數據可以更好助推業務決策,讓數據產生更大價值。

具體實施步驟

動力源費控報銷系統應用實踐場景的交付過程,共分為14步,包括收款賬戶(對公)、創建供應商檔案、創建供應商賬戶、配置統一開票、賬單模板設置、費用類型、費用生成配置、對賬單設置、對賬單拆分配置、賬期配置、單據模板(結算單配置)、對賬結算中心(結算單配置)、單據模板(對賬單配置)、EAI Pro 配置,整體實施周期約1個月。下圖呈現了費控報銷系統實施路線圖:

費控報銷系統實施路線圖

在上述14個步驟的全鏈路設置中,逐步完善動力源費控報銷系統的整體實施。首先,創建收款賬戶,在收款賬戶中創建對公賬戶;其次,通過創建供應商檔案、供應商賬戶及完成統一開票設置,建立公司在供應商管理方面的底層數據信息;另外,通過完成賬單模板設置,在供應商賬戶下添加該賬戶的賬單模板及所需要的字段,并通過完成費用類型設置,在費用類型-報銷字段,添加賬單中用于輔助決策、統計需求、憑證規則中所需要的字段,同時完成費用生成配置;

比較關鍵的是,在實施過程中完成對賬單設置,并綁定供應商賬戶、確立對賬單拆分規則。在對賬單拆分配置過程中,按業務線設置拆分規則,并完成賬期設置,設置賬期的開始時間、結束時間并由此確定時間周期。

隨后,分別在單據模板和對賬結算中心中完成結算單設置,可按法人實體分別結算;建立對賬單設置中的單據模板,開通對賬結算中心后,系統會自動創建一個對賬單模板,基礎設置保持不變。最后,進行EAI Pro 插件配置,完成此項配置后,在EAI Pro中下載到對賬單、結算單后,即可一鍵生成憑證。

系統使用推廣

動力源費控報銷系統啟動應用后,通過標準培訓手冊及全員線下培訓,確保公司管理/銷售崗位+分子公司的全體員工熟練使用。

04

費控報銷系統案例應用評價

建設成效

過去,北京動力源科技股份有限公司(以下簡稱:動力源)員工報銷周期普遍在4周-8周。在使用合思·易快報“無需報銷”解決方案后,員工報銷周期大幅縮減至1周以內,效率提升了700%,人員成本支出節約50%。

動力源公司的員工:申請單信息自動賦值,聚合消費,同屏比價。員工極大縮短填報時間(拍照、掃碼、錄入),簡化報銷流程,提升使用體驗;員工報銷周期從8周縮減至1周以內,效率提升了300%;因公消費無需墊資,消滅冗余環節,打破漫長報銷慣例。

動力源公司的財務:審批有依據,費控更合規,統一結算。財務人員無需將時間花費在發票核驗真偽、認證、審批等流程,降低基礎工作壓力;從手動制單進化到智能制單,節省更多精力做更有價值的工作;費用會計編制由過去的6人降到了3人,人員成本支出節約50%。

動力源公司的管理:事前預算-事中控制-事后分析的全程費控,實時了解企業經營狀況。管理者能夠隨時查看財務數據,動態掌握企業信息,通過綜合分析報表發現問題,對業務進行高效、及時、準確的決策;徹底擺脫企業傳統費控先發生后追責的“盲盒”模式。

未來優化方向

計劃將管理方案嵌入財務信息系統,強調處理時效,實現閉環管理,達到降本增效的目的。

結合數字化發展趨勢,計劃通過建立管理中臺,把財務系統與研發、生產、銷售等子系統進行數據口徑統一,進一步深入整合。

在“無需報銷”解決方案的加持下,動力源享受“無需報銷”的不僅僅是員工,財務從報賬、對賬等繁瑣的基礎事務中解放出來,釋放更多創造力,并向企業管理決策層發展;企業管理者無需審批報銷,通過事前、事中、事后的精準管控,在保障因公消費合規的情況下,實現企業數字化改造升級。