很多企業的財務管理工作多依賴人工,數智化、自動化程度較低,每天都有大量重復、低效的工作,特別是隨著電子發票的普及,發票報銷變得非常的麻煩,要輸入各種數字,邊看發票邊記錄在電腦上,還要發票防重、查驗真假,避免重復報銷和假發票帶來的稅務風險。
特別是對于小公司來說,實際財務人數少,可能審單和付款是同一人,登記了臺賬之后每次都進行復核的可操作性不強,“是否已經登記臺賬、是否重復打印、批量驗真”這些關鍵環節成了影響財務工作效率的關鍵。對于正在使用發票大師的用戶劉會計來說,發票大師不僅是一個發票管理工具,也是一種更高效的工作模式:
作為一名會計,收發票、報銷是再平常不過的工作,小到員工的一次打車報銷、大到公司的日常采購開支,都需要仔細核對、登記、核實。
這些發票來源可以是員工,也可以是供應商、各大互聯網平臺等等,來源雖然多,但要么是紙質的,要么就是PDF的,怎么匯總起來進行管理,實在讓人惆悵,這個時候就需要用到發票大師了。
使用方法非常簡單,只需要一個APP就能輕松完成任務了,我最常用的兩個功能是收票郵箱和企業票夾:
一、收票郵箱
打開APP復制收票郵箱,粘貼到需要收票的平臺,比如淘寶、滴滴等,接下來發票就會自動匯總到發票大師APP中,自動識別發票抬頭、稅號、金額、開票信息等,最重要的是會自動查重,之前已經導入過的發票不會重復導入,同時會自動完成驗真,不用再擔心收到問題發票。
除了收票郵箱之外,還支持拍照、掃碼上傳發票,以前需要花很多時間從各種地方匯總的發票,現在輕松就完成了收集、查重、驗真三個步驟,完全改變了我過去全手工的工作模式。
二、企業票夾
除了使用發票大師管理發票之外,我還用它與同事協作,因為我所在公司規模較小,還沒有自己的費控系統,日常報銷審批都是通過釘釘完成的,通過釘釘收到同事報銷申請后,仍然會遇到查重、驗真的問題,企業票夾能很好地幫我解決這個問題。
我做管理員創建了一個公司抬頭的票夾,把幾位日常報銷較多的同事都邀請加入,同事在收到發票后,如果抬頭符合,會自動驗真并提交到票夾中,我可以看到所有同事的發票,查驗狀態、金額、提交人一目了然,問題發票還能一鍵退回。
使用發票大師后,我們基本實現了電子發票自動收票,發票平臺自動采集、員工快速報銷、財務快速記賬、支持OFD和PDF兩種版式電票,完成發票批量驗真自動歸檔,報銷數據實時查詢、臺賬、發票原件都能隨時導出。
對于小公司來說沒必要弄復雜費控系統,把發票管理好就減少了我大部分重復工作,幾百塊的會員費也就一頓火鍋錢,能減少我90%以上報銷工作量,真的是非常劃算,而且大部分功能都是免費的,沒有特別的需求都不需要開會員。